§1 Postanowienia Ogólne
- Dokument ten tłumaczy jakie dane zbieramy od użytkowników strony akademia.mini.pw.edu.pl, w jakim celu oraz jak długo je przetwarzamy. Podaje również jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z tym przetwarzaniem.
- Administratorem Państwa danych osobowych zbieranych na tej stronie jest Politechnika Warszawska z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 00-661), Pl. Politechniki 1. Regon: 000001554. Administrator prowadzi rejestr czynności przetwarzania Państwa danych osobowych.
- Szanujemy prawo do prywatności i dbamy o bezpieczeństwo danych. W tym celu stosujemy szereg zabezpieczeń systemu informatycznego adekwatnych do ryzyka oraz szyfrujemy komunikację przeglądarki ze stroną.
- Ochrona danych odbywa się zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a ich przechowywanie ma miejsce na zabezpieczonych serwerach w siedzibie Administratora bez udziału podmiotów zewnętrznych.
- Termin „RODO” oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
- Termin "akademia" odnosi się do "MiNI Akadmii Matematyki".
- Termin "zajęcia" odnosi się do wszystkich zajęć, na które można się zapisać na stronie akademia.mini.pw.edu.pl.
- Termin "konkursy" odnosi się do wszystkich konkursów organizowanych w ramach MiNI Akadmii Matematyki.
- Termin "uczestnik" odnosi się do zarejestrowanego użytkownika strony.
- Termin "edycja" oznacza okres przeprowadzania zajęć w danym roku akademickim. Konkretne terminy są ogłaszane co roku na stronie. Maksymalny czas edycji może obejmować daty od 1.09 do 31.08 (jeden rok).
- Podstawą prawną do przetwarzania Państwa danych osobowych jest udzielona zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), zgoda ta może być w każdej chwili przez Państwa wycofana, ale to uniemożliwi Państwa udział w zajęciach.
§2 Zakres przetwarzania danych osobowych
- Kategorię przetwarzanych danych obejmują:
- Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, adres email, informacja o wieku - dane te są niezbędne do identyfikacji uczestnika akademii w szczególności do potwierdzenia jego tożsamości, dodatkowo informacja o wieku służy do weryfikacji wieku uczestnika.
- Dane lokacyjne: nazwa miejscowości oraz kod pocztowy - dane te są niezbędne do prowadzenia statystyk związanych z zasięgiem geograficznym akademii.
- Dane szkoły uczestnika: nazwa i adres szkoły - dane te są niezbędne do tworzenia statystyk popularności akademii w szkołach oraz do nawiązywania współpracy dydaktycznej z tymi szkołami.
- Dane dotyczące ankiet i ich wyników: wszystkie odpowiedzi jakich na pytania w udzielił uczestnik - dane te są niezbędne do oceny i poprawy jakości akademii.
- Dane dotyczące wyników konkursów: wszystkie odpowiedzi jakich na pytania w konkursie udzielił uczestnik - dane te są niezbędne wyłonienia zwycięzców konkursów.
- Dane połączeń internetowych: data i czas połączenia, numer IP klienta, odwiedzana strona, strona z której nastąpiło połączenie (tzw.referrer), dane o nazwie i wersji systemu operacyjnego klienta oraz o nazwie i wersji przeglądarki internetowej klienta - dane te są zbierane w celu analizy ruchu sieciowego z serwerami strony pod kątem zagrożeń bezpieczeństwa informatycznego serwerów a w szczególności zagrożeń bezpieczeństwa danych osobowych.
- Tzw. "ciasteczka" przeglądarki. Wyłącznie takie które służą utrzymaniu sesji lub zapisaniu opcji ustawień użytkownika - bez tych danych witryna nie może poprawnie działać.
- Cele przetwarzania danych osobowych obejmują:
- Identyfikacje osób i ich wieku
- Gromadzenie statystyk trudności dotyczących ilości osób jakie wzięły udział w danych zajęciach
- Gromadzenie statystyk geograficznych dotyczących zasięgu oddziaływania strony
- Gromadzenie statystyk dotyczących szkół uczestników
- Archiwizacja list najlepszych uczestników konkursów
- Archiwizacja wyników ankiet
- Tworzenie kopii bezpieczeństwa systemu informatycznego wraz z bazą danych osobowych
- Analiza ruchu sieciowego z witryną pod kątem zagrożeń bezpieczeństwa danych
- Utrzymanie sesji uczestnika oraz zapamiętanie jego ustawień podczas interakcji ze stroną
- Ramy czasowe przetwarzania danych osobowych:
- Dane dotyczące udziału uczestników w zajęciach są przechowywane przez okres pojedynczej edycji akademii, czyli co najwyżej jeden rok. Po tym czasie dane te są usuwane z bazy systemu co prowadzi do pełnej anonimizacji pozostałych kategorii danych jakie były związane z danym uczestnikiem.
- Określone dane, wyróżnionych uczestników konkursów mogą być przez nas upublicznione w formie list najlepszych uczestników. W zakresie upublicznionych danych mogą znaleźć się imię, nazwisko, osiągnięty rezultat, klasa, nazwa szkoły, miejscowość. Listy te są upubliczniane bez ograniczeń czasowych o ile uczestnik nie wycofa zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych.
- Konta uczestników strony akademia.mini.pw.edu.pl mogą być przetwarzane bez ograniczeń czasowych o ile uczestnik nie wycofa zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych lub ich usunięcie będzie konieczne ze względów technicznych.
- Wszystkie dane statystyczne po pełnej anonimizacji są przechowywane bezterminowo.
- Kopie bezpieczeństwa systemu są przechowywane przez 3 miesiące. W razie wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych po odtwarzaniu systemu z kopii stosowana jest lista wykluczeń uczestników bazująca na ich wewnętrznych numerach identyfikacyjnych.
- Dane dotyczące ruchu sieciowego są przechowywane przez 2 lata.
- Dane zapisane w "ciasteczkach" są przechowywane na komputerze uczestnika tak długo jak wynika to ustawień jego przeglądarki. Po zakończeniu udziału w konkursach można je bez obawy skasować.
- Komu możemy przekazać Państwa dane osobowe:
- Podmiotom upoważnionym na podstawie właściwych przepisów prawa (np. organom ścigania).
§3 Prawa przysługujące uczestnikom w związku ochroną ich danych osobowych
- Wszystkie pytania, prośby i żądania związane z Państwa danymi osobowymi prosimy kierować na adres akademia[at]mini.pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @), na wszystkie maile niezwłocznie odpowiemy.
- Od naszych decyzji mogą się Państwo odwołać do powołanego na Politechnice Warszawskiej Inspektora Ochrony Danych z którym mogą się Państwo kontaktować za pomocą adresu mail iod[at]pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @).
- Mają Państwo prawo do wniesienia skargi na nasze działania do organu nadzorczego czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o ile uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
- W niektórych przypadkach, aby spełnić prośbę lub żądanie, będziemy od Państwa wymagali rozsądnego potwierdzenia Państwa tożsamości tak aby móc zidentyfikować czy osoba wnioskująca jest tą osobą której dane dotyczą.
- Mają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez podania przyczyny, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
- Prawo wglądu w swoje dane oraz prawo ich korygowania. W czasie trwania edycji akademii mają Państwo pełny dostęp do swoich danych osobowych co umożliwia ich weryfikację i poprawianie (po zalogowaniu, zakładka "Moje konto/Edytuj").
- Cofniecie zgody na przetwarzanie Państwa danych (prawo bycia zapomnianym) - każdy uczestnik ma możliwość w dowolnym momencie usunięcie swojego konta wraz ze wszystkimi danymi (po zalogowaniu, zakładka "Moje konto/Edytuj" - przycisk "Anuluj konto" na dole strony). Cofnięcie zgody w trakcie trwania edycji oznacza automatyczne wykluczenie uczestnika ze wszystkich zajęć, w których bierze on udział.
- Pozostałe prawa wymienione w p. 5 tego paragrafu oraz inne prawa wynikające z obowiązujących przepisów - prosimy o wniosek skierowany droga mailową.
§4 Przetwarzanie danych osobowych osób poniżej 16 roku życia
- Przetwarzanie danych osobowych osób które nie ukończyły 16 roku życia wymaga aprobaty rodzica lub opiekuna prawnego (zgodnie z Art. 8 RODO)
- Taka zgoda musi być wyrażona na piśmie i przesłana w formie skanu lub zdjęcia do systemu zanim uczestnik rozpocznie udział w zajęciach - w przeciwnym wypadku konto wraz z zapisami na zajęcia zostanie usunięte.
- Zgoda powinna mieć następującą treść:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych mojego dziecka IMIĘ i NAZWISKO (ADRES E-MAIL UŻYTY DO ZAŁOŻENIA KONTA NA STRONIE AKADEMIA.MINI.PW.EDU.PL) przez system informatyczny strony akademia.mini.pw.edu.pl w celach udziału w zajęciach w ramach MiNI Akademii Matematyki.
Imię i Nazwisko rodzica lub opiekuna prawnego (podpis odręczny)
Szablon w postaci pliku RTF (Word/Libreoffice i wiele innych programów rozpozna ten format).
- W przypadku problemów z wgraniem zgody przez stronę akademia.mini.pw.edu.pl, można ją wysłać droga mailową na adres akademia[at]mini.pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @).